СтатьяКак вести учёт заказов в мебельном цехе

Что записывать по каждому заказу

Полезная запись — та, по которой заказ можно восстановить за минуту, не звоня клиенту. Для мебели на заказ хватает шести блоков:

• Клиент. Имя, телефон, адрес объекта: туда едет замерщик, туда же потом монтаж.
• Что делаем. Не «кухня», а «кухня угловая, 3,2 × 2,4 м, фасады МДФ-эмаль, столешница 38 мм». Тогда через месяц не придётся вспоминать, о чём договорились.
• Этап. Заявка, замер, договор, закупка, цех, монтаж, доплата, закрыт.
• Сроки. Дата замера, срок сдачи по договору, дата монтажа.
• Деньги. Сумма договора, предоплата, доплата, закупки материала и фурнитуры, монтаж, доставка.
• Ответственный. Кто замеряет, кто ведёт цех, кто монтирует. «Все» значит «никто».

Если по записи нельзя понять, что делать дальше, она неполная. Лишних полей лучше не заводить: чем длиннее карточка, тем реже её заполняют.

Этапы заказа: пример на кухне

У каждого цеха свои этапы, но порядок почти всегда один. Сроки в таблице — ориентиры для примера: у вас будут свои, они зависят от нагрузки цеха и поставок. Важно не число, а то, что у каждого этапа есть срок и тот, кто за него отвечает.

Этап меняйте в тот же день. Когда этап правят «потом», в понедельник никто не знает, где заказ: отправили в цех или он ещё ждёт плиту.

Деньги по заказу: как посчитать маржу и долг

Маржа заказа — сколько остаётся после того, как заплатили за всё, что в него вошло. Считать её нужно по каждому заказу, а не в конце месяца: забытая закупка, найденная через месяц, уже ничего не исправляет. Пример на шкафе-купе:

Долг клиента считается проще: сумма по договору минус всё, что клиент уже оплатил. Если предоплата была 59 000 ₽ (половина), то до монтажа клиент должен ещё 59 000 ₽. Это число должно быть видно сразу, без подсчёта: про доплату чаще всего вспоминают, когда клиент уже уехал.

Зарплату мастеров, аренду и налоги в маржу заказа обычно не кладут: это общие расходы цеха. Но тогда отдельно смотрят, покрывает ли сумма маржи за месяц эти расходы.

Пять ошибок, из-за которых заказы теряются

1. Размеры живут в мессенджере и на листках. Через неделю их ищут по чатам. Замер должен попадать в заказ, а не в личную переписку.
2. Этап меняют «потом». Заказ уже в цехе, а в записях всё ещё «договор».
3. Предоплату записали, доплату нет. Заказ закрыт, а деньги не пришли.
4. Изменения по ходу заказа не фиксируют. Клиент попросил другой фасад по телефону, а в цех ушёл старый. Любая правка — в заказ и клиенту в подтверждение.
5. Всё держит один человек. Заболел или уехал в отпуск, и открыть заказы нечем и некому.

Недельный разбор за десять минут

Раз в неделю, например в понедельник утром, пройдитесь по списку:

• какие заказы просрочены по сроку сдачи — кому звонить;
• какие заказы стоят на одном этапе дольше обычного;
• у кого не пришла доплата;
• какие замеры и монтажи на этой неделе и кто на них едет;
• под какие ближайшие заказы пора закупать материал.

Если разбор занимает больше десяти минут, значит, записи неполные или заказов стало слишком много для таблицы.

Тетрадь, таблица или программа

Начать можно с таблицы: мы сделали бесплатную таблицу учёта заказов для мастерской с этапами, предоплатой, долгом и маржей, которые считаются сами. Когда она станет тесной, ту же работу делает программа в телефоне, и замерщик вносит размеры и фото прямо на объекте.

Читайте также: этапы производства мебели на заказ · как не терять заказы между офисом и замерщиком